Как вести учёт рабочего времени

Есть много разных программ и сервисов тайм-трекинга, с помощью которых можно вести учёт рабочего времени на задачи. Но я пользуюсь обычной Гугл Таблицей и сводной на её основе, которая, как мне кажется намного гибче, нежели какие-то сервисы.

В статье я покажу как я отслеживаю время и дам шаблон, возможно вам пригодится. Также соберу все плюсы такого отслеживания времени, как минимум мне это нужно, для себя самого)

Исходная таблица

В течении дня все задачи я записываю в общую табличку с датой, описанием задачи, проектом и временем на неё в минутах и часах.

Проекты у меня выведены списком. Проект аккумулирует в себе все подзадачи по определённым зонами. Например, в рамках одного бизнеса могут быть несколько подпроектов по аналитике, рекламе, организационным вопросам, созвонам.

Общие же задачи, вроде агентских работ, я группирую также в верхнеуровневые проекты, вроде Маркетинг:Агентство:

Архив задач

Все задачи из основной таблицы трекинга с определенной периодичностью я переношу в так называемы архив, где собираются задачи за всё прошлое время. Периодичность может быть раз в неделю или раз в месяц.

Вы могли заметить, что помимо уже знакомых столбцов тут добавлены: Проект, Задача, Месяц, Год. Это расчётные столбцы, которые забирают данные из основных столбцов и выводят уникальную информацию. Они нужны для дальнейшего отчёта в сводных таблицах.

Например, в столбце «Проект» с помощью регулярного выражения я вывожу всё до знака двоеточия, получая название проекта.

Сводная таблица потраченного времени

Чтобы анализировать время затраты, я строю сводные таблицы на основе архива. Именно это основное преимущество сводных таблиц, ведь тут можно строить быстро любые кастомные отчёты.

На скрине пример отчёта за один месяц конкретного года, которые я быстро выбираю через настроенные справа фильтры.

Каждый проект можно раскрыть и посмотреть какие затраты времени были по подпроектам и задачам.

Я показал пример лишь одного из отчётов. но их можно делать множество, например, динамика по месяцам на любом из проектов. Она показывает, какая была загрузка и как она распределялась по месяцам и годам.

Ещё можно смотреть общую динамику времени по всем проектам. Распределение времени на задачи по типам проектов: Аналитика, Реклама и т.д.

Расходы

В самом правом столбце вы также можете видеть расходы. Они нужны для того, чтобы понимать экономику проекта и контролировать его доходность.

Шаблон отчётности

Я привожу ниже пример моего шаблона отчётности, но всё же призываю вас делать такую отчётность самому. В каждой работе свои нюансы, у каждого человека свои предпочтения и лучше доработать таблицу чисто под вас. Кому-то и вовсе удобнее работать с существующими тайм-трекерами.

Чтобы получить шаблон, просто оставьте email и я пришлю его вам на почту.

Зачем отслеживать время

Я написал целую статью совершенно не думая, что кто-то может задаваться вопросом зачем отслеживать время на задачи? Для меня такого вопроса не стоит, потому что это критично важно.

Плюсы отслеживания времени

• Точность. Конечно есть погрешность в точности отслеживания времени, т.к. тут нет никакого секундомера. Но мне кажется это много точнее, чем использовать какие-то тайм трекеры с таймерами. Я их пробовал, но получалось так, что я постоянно забывал остановить или запустить таймер — в итоге погрешность выходила ещё больше;
• Кастомность. Вы можете в любой момент быстро поправить свою отчётность. Ввести новый проект, сделать новую сводную;
• Контроль. Часто, особенно при работе в офисе сотрудники пол дня могут страдать фигнёй. Отслеживание времени сводит на нет такую возможность;
• Эффективность работы сотрудников. Отчёт также помогает руководителю для контроля эффективности сотрудников. Говоря проще, руководитель видит сколько специалист тратит время на ту или иную задачу. Имея опыт в этом, ему понятно делает он долго и в чём-то проблема или делает слишком быстро и косячит;
• Экономика. Для агентства критично важно отслеживать расходы на проекте, чтобы понимать его прибыльность. Можно безмерно много помогать проекту и тратить уйму времени на него, при этом уводить доходность в минус — такого делать нельзя.

Минусы

Для тех, кто никогда не работал с отслеживанием времени перейти на такой процесс — это стресс. По крайней мере для меня, когда я с инхаус команды устроился в агентство, мне было тяжело перестроиться.

• Сложно привыкнуть и выработать привычку. Нужно отслеживать большинство задач и записывать их в таблицу. Для контроля нужен быть надзор сверху;
• Если руководитель, отслеживающий задачи не имеет практического опыта, подчинённые могут его обманывать завышая время на задачи. Если время привязано к почасовой оплате — это очень критично.