Описание
Есть много разных программ и сервисов тайм-трекинга, с помощью которых можно вести учёт рабочего времени на задачи. Но я пользуюсь обычной Гугл Таблицей и сводной на её основе, которая, как мне кажется, намного гибче, нежели какие-то сервисы.
Исходная таблица
В течение дня все задачи я записываю в общую табличку с датой, описанием задачи, проектом и временем на неё в минутах и часах.
Проекты у меня выведены списком. Проект аккумулирует в себе все подзадачи по определённым зонами. Например, в рамках одного бизнеса могут быть несколько подпроектов по аналитике, рекламе, организационным вопросам, созвонам.
Общие же задачи, вроде агентских работ, я группирую также в верхнеуровневые проекты, вроде Маркетинг:Агентство:
Архив задач
Все задачи из основной таблицы трекинга с определённой периодичностью я переношу в так называемые архивы, где собираются задачи за всё прошлое время. Периодичность может быть раз в неделю или раз в месяц.
Вы могли заметить, что помимо уже знакомых столбцов тут добавлены: Проект, Задача, Месяц, Год. Это расчётные столбцы, которые забирают данные из основных столбцов и выводят уникальную информацию. Они нужны для дальнейшего отчёта в сводных таблицах.
Например, в столбце «Проект» с помощью регулярного выражения я вывожу всё до знака двоеточия, получая название проекта.
Сводная таблица потраченного времени
Чтобы анализировать время затраты, я строю сводные таблицы на основе архива. Именно это основное преимущество сводных таблиц, ведь тут можно строить быстро любые кастомные отчёты.
На скрине пример отчёта за один месяц конкретного года, которые я быстро выбираю через настроенные справа фильтры.
Каждый проект можно раскрыть и посмотреть, какие затраты времени были по подпроектам и задачам.
Я показал пример лишь одного из отчётов, но их можно делать множество. Например, динамика по месяцам на любом из проектов. Она показывает, какая была загрузка и как она распределялась по месяцам и годам.
Ещё можно смотреть общую динамику времени по всем проектам. Распределение времени на задачи по типам проектов: Аналитика, Реклама и т.д.
Расходы
В самом правом столбце вы также можете видеть расходы. Они нужны для того, чтобы понимать экономику проекта и контролировать его доходность.
Как скачать шаблон учёта рабочего времени?
Забрать шаблоны можете, подписавшись по форме ниже бесплатно, а можете купить, оформив этот товар в корзину.
