Как делегировать задачи без головной боли?
Для многих топ-менеджеров и владельцев бизнеса делегирование может быть сложным вопросом. Они привыкли полагаться только на себя. Им трудно передавать задачи. Они не уверены, что кто-то сможет выполнить работу лучше, чем они.
Делегирование – это важный инструмент, который помогает освободить время для операционных процессов. Если вы постоянно занимаетесь рутиной, это может привести к выгоранию, снижению мотивации, нехватке времени на операционку.
Меня зовут Павел. Более 10 лет работаю в маркетинге. Последние пару лет занимаю должность руководителя в IT agency. Мне часто приходится выступать и в роли исполнителя, и в роли заказчика. Где-то нужно сделать работу самому, а где-то делегировать работу команде.
Для себя я нашёл технику, которая помогает мне делегировать задачи коллегам и не бояться, что результат меня разочарует. Поделюсь ею в статье.
Техника делегирования “Понимание”
Как я заметил, неверный результат чаще всего связан с тем, что сотрудник не понимает, что от него требуется. Поэтому в основу этой техники делегирования легла идея передать тот самый правильный смысл, который закладывает постановщик.
Для начала ставится задача: в ней должно быть описание, дедлайн. Когда исполнитель получает задание, он знакомится с ней. После этого он должен подготовить устный или письменный отчёт, что ему нужно сделать.
Для небольших заданий описывать действия подробно не обязательно. Достаточно, чтобы человек мог объяснить, что ему требуется сделать. Для крупных — заполнение шаблона может занимать около 10 минут.
Пример понимания задачи, которая была делегирована, от исполнителя
Преимущества делегирования по технике “Понимание”
Может показаться, что такой подход только потратит ваше время впустую. Но на самом деле делегирование по этой технике позволит минимизировать ошибки и снизит вашу тревогу по поводу неудачного результата.
Плюсы для сотрудника:
- Есть время обдумать, как он будет решать поставленную задачу;
- Пока обдумывает, появляются вопросы, он их задаёт сразу (а не когда определённый объём уже выполнен);
- Ситуация, когда в спешке упустил какие-то детали, сводится к минимуму, а значит, меньше ошибок в работе.
Плюсы для постановщика:
- Есть возможность доработать ТЗ до старта работ;
- Снижает тревогу по поводу результата;
- Позволяет прояснить сразу все нюансы (часто бывает, что опытному специалисту кажется, что всё очевидно, но для джуна это не так).
Шаблон-отчёт на понимание исполнителя
Заключение
Иногда недостаточно делегировать задание и ждать, что вас помогут правильно. К сожалению, не все сотрудники отличаются активностью и ответственностью. Например, джуны из-за недостатка опыта часто боятся задавать вопросы. А мидлы и сеньоры могут быть настолько перегружены задачами, что в спешке упускают важные детали.
Поэтому важно не только ждать от исполнителя инициативы, но также стараться проявлять её самому. Например, вы можете использовать диаграмму Ганта или другие инструменты, чтобы сделать процесс взаимодействия с подрядчиком или подчинённым максимально прозрачным и результативным для обеих сторон.
Если вы только начинаете свой путь как руководителя, предлагаю освежить в памяти боли начинающих: