Есть много разных программ и сервисов тайм-трекинга, с помощью которых можно вести учёт рабочего времени на задачи. Но я пользуюсь обычной Гугл Таблицей и сводной на её основе, которая, как мне кажется, намного гибче, нежели какие-то сервисы.
В статье я покажу, как я отслеживаю время и дам шаблон, возможно, вам пригодится. Также соберу все плюсы такого отслеживания времени.
Исходная таблица
В течение дня все задачи я записываю в общую табличку с датой, описанием задачи, проектом и временем на неё в минутах и часах.
Проекты у меня выведены списком. Проект аккумулирует в себе все подзадачи по определённым зонами. Например, в рамках одного бизнеса могут быть несколько подпроектов по аналитике, рекламе, организационным вопросам, созвонам.
Общие же задачи, вроде агентских работ, я группирую также в верхнеуровневые проекты, вроде Маркетинг:Агентство:
Архив задач
Все задачи из основной таблицы трекинга с определённой периодичностью я переношу в так называемые архивы, где собираются задачи за всё прошлое время. Периодичность может быть раз в неделю или раз в месяц.
Вы могли заметить, что помимо уже знакомых столбцов тут добавлены: Проект, Задача, Месяц, Год. Это расчётные столбцы, которые забирают данные из основных столбцов и выводят уникальную информацию. Они нужны для дальнейшего отчёта в сводных таблицах.
Например, в столбце «Проект» с помощью регулярного выражения я вывожу всё до знака двоеточия, получая название проекта.
Сводная таблица потраченного времени
Чтобы анализировать время затраты, я строю сводные таблицы на основе архива. Именно это основное преимущество сводных таблиц, ведь тут можно строить быстро любые кастомные отчёты.
На скрине пример отчёта за один месяц конкретного года, которые я быстро выбираю через настроенные справа фильтры.
Каждый проект можно раскрыть и посмотреть, какие затраты времени были по подпроектам и задачам.
Я показал пример лишь одного из отчётов, но их можно делать множество. Например, динамика по месяцам на любом из проектов. Она показывает, какая была загрузка и как она распределялась по месяцам и годам.
Ещё можно смотреть общую динамику времени по всем проектам. Распределение времени на задачи по типам проектов: Аналитика, Реклама и т.д.
Расходы
В самом правом столбце вы также можете видеть расходы. Они нужны для того, чтобы понимать экономику проекта и контролировать его доходность.
Как получить шаблон учёта рабочего времени?
Есть два варианта: купить его и сразу получить готовый шаблон. Оплатить можно через данный товар любым способом: карты, электронные деньги, Sber pay, Яндекс Сплит и т.д.
Шаблон учёта рабочего времени
Шаблон учёта рабочего времени. Я пользуюсь Гугл Таблицей и сводной на её основе, которая, как мне кажется, намного гибче, нежели какие-то сервисы.
Второй вариант: бесплатно через подписку на сайте, после которой вам придёт письмо с шаблоном. Важно, обязательно проверьте папку спам, если письма не будет пару минут.
Зачем отслеживать время
Я написал целую статью совершенно не думая, что кто-то может задаваться вопросом, зачем отслеживать время на задачи? Для меня такого вопроса не стоит, потому что это очень важно при моей загрузке.
Плюсы отслеживания времени
- Точность. Конечно, есть погрешность в точности отслеживания времени, т.к. тут нет никакого секундомера. Но, мне кажется, это много точнее, чем использовать тайм-трекеры с таймерами. Я их пробовал, но получалось так, что я постоянно забывал остановить или запустить таймер — в итоге погрешность выходила ещё больше;
- Кастомность. Вы можете в любой момент быстро поправить свою отчётность. Ввести новый проект, сделать новую сводную;
- Контроль. Часто, особенно при работе в офисе, сотрудники полдня могут страдать фигнёй. Отслеживание времени сводит на нет такую возможность;
- Эффективность работы сотрудников. Отчёт также помогает руководителю для контроля эффективности сотрудников. Говоря проще, руководитель видит, сколько специалист тратит время на ту или иную задачу. Имея опыт в этом, ему понятно делает он долго и в чём-то проблема или делает слишком быстро и косячит;
- Экономика. Для агентства критично важно отслеживать расходы на проекте, чтобы понимать его прибыльность. Можно безмерно много помогать проекту и тратить уйму времени на него, при этом уводить доходность в минус — такого делать нельзя.
Минусы
Для тех, кто никогда не работал с отслеживанием времени перейти на такой процесс — это стресс. По крайней мере, для меня, когда я после инхаус команды устроился в агентство, мне было тяжело перестроиться.
- Сложно привыкнуть и выработать привычку. Нужно отслеживать большинство задач и записывать их в таблицу. Для контроля нужен быть надзор сверху;
- Если руководитель, отслеживающий задачи не имеет практического опыта, подчинённые могут его обманывать, завышая время на задачи. Если время привязано к почасовой оплате — это важно.
Заключение
Учёт рабочего времени — важный аспект эффективного управления задачами и ресурсами. Хотя на рынке существует множество специализированных приложений и сервисов для тайм-трекинга, для меня использование обычной Google Таблицы оказалось более удобным и гибким решением.
Кстати, отсутствие учёта рабочего времени – это частая ошибка начинающих маркетологов. А ещё больше трудностей, с которыми чаще всего сталкиваются джуны в начале карьеры, описал в статье: