План-факт проекта. Как сделать работу видимой
Недостаток прозрачности и объективной информации о ходе работы, а также достигнутых результатах – эта проблема есть не только в компаниях, но и на фрилансе. Я уверен, что делать работу видимой крайне важно. Решение этой проблемы вижу в план-факте. Внедрение будет полезно для всех уровней: владельцев бизнеса, руководителей, рядовых сотрудников, даже для фрилансеров.
В статье расскажу, что такое план-факт проекта, как он помогает делать вашу работу видимой для начальства и клиентов.
О пользе план-факт проекта
Давайте рассмотрим несколько ситуаций, чтобы вы понимали, когда этот инструмент будет полезен, кто может быть инициатором его использования:
- для сотрудников как иммунитет против сокращения или как средство для продвижения в карьере;
- для фрилансеров – возможность не терять клиентов;
- для бизнеса (собственники, руководители) как инструмент контроля.
Бывают ситуации, когда руководитель не понимает, чем занимаются сотрудники. Это несёт определённые риски. Например, такое часто встречается в корпорациях. Но только до момента сокращений, когда в первую очередь уволят тех, которые непонятно, чем занимаются.
Второй момент, когда человек хочет повышения, но не понимает, как его получить. Разговоры с начальством по принципу “дайте повышения” не помогут, т.к. нужно ссылаться на результаты работы.
И в обоих этих ситуациях поможет план-факт. В первом случае, он будет подсвечивать руководителю, чем вы занимаетесь. А значит, вы получите больше плюсиков, чем коллеги, которые его не ведут. Во втором случае вы сможете оперировать фактами, мол, сделал то и то, результаты такие.
Ещё случай, когда план факт актуален, если вы работаете с клиентами. Если берёте проект и исчезаете (даже если всё время активно работали над проектом), у клиента 100% возникнут вопросы, чем вы там занимались, ведь точно не его проектом. К тому же, при таком подходе есть риск того, что когда вы появитесь с результатами, заказчику ничего не понравится и придётся переделывать. Поэтому важно согласовывать каждый этап с клиентом, ведь только вместе вы – сила.
Для фрилансера, самозанятого или ИП план-факт актуален потому, что многие клиенты любят появляться с вопросами ночь, в выходные и праздники. И нет, моментальными ответами вы не делаете лучше ни им, ни себе. А вот наличием информации, которую можно узнать онлайн, делаете.
Ещё один вариант, когда такой документ пригодится – это если вы руководитель или собственник бизнеса и хотите понимать, чем занимаются штатные сотрудники или сторонние исполнители в рабочее время при этом тратить на такие проверки минимум времени и нервов.
Таким образом, план-факт проекта делает видимым вклад каждого сотрудника, позволяет избежать недопониманий. А это хорошо для исполнителей и для руководителей.
Что значит делать работу видимой
Я работал на разных сторонах маркетинга. Одна сторона, когда ты выступаешь как заказчик. Вторая — в агентстве, на фрилансе или даже инхаус в роли исполнителя. И там, и там мне помогал план-факт проекта.
Давайте посмотрим на ситуацию глазами заказчика. Когда заказываешь продвижение для бизнеса, в котором работаешь, тебе важно видеть, что делает подрядчик.
Т.е. волнуют следующие вопросы:
- Когда старт работ?
- Какие из гипотез и кампаний будут запущены в первую очередь? Вторую?
- Как посмотреть ключевые слова?
- Где посмотреть объявления, чтобы согласовать их с руководством;
- Что будет сделано на этой неделе, а на следующей? Что сделано на прошлой?
- Как посмотреть результаты работы? А результаты до продаж где?
Работа считается видимой, если у “контролёра” есть доступ ко всей информацией. То есть её не приходится выпрашивать или выбивать из исполнителя, достаточно войти в один или несколько файлов.
Но, к сожалению, мой опыт показывает, что часто работа с подрядчиком по рекламе как раз-таки предполагает, что информацию приходится чуть ли не вымаливать. Но мы же все понимаем, что у контролирующего лица помимо этого, есть и другие задачи. То есть постоянно вытягивать клещами информацию из исполнителя рано или поздно надоест.
Если вы исполнитель и для вас важно, чтобы клиенты или руководство вас ценили, без план-факта не обойтись. К тому же такой инструмент позволяет фрилансерам быть на шаг впереди конкурентов, т.к. я практически ни у кого не встречал такой основательный подход к работе, как тот, про который рассказываю в статье.
Как делать работу видимой
Видимая работа — когда любой из команды клиента может получить необходимую информацию в любой момент, при этом не дёргать вас. Поэтому на основных этапах работы, должна осуществляться передача данных.
Главный документ — план-факт. Обновляю его каждую неделю. Прописываю задачи, которые были на прошлой неделе, факт выполнения, список дел на следующую неделю.
Вариант ведения в Гугл Таблицах:
Задачи делю на несколько блоков: блок клиента, организационных вопросов, реклама, аналитика. Такие разделы можно изменять в зависимости от целей и задач проекта. Например, добавить столбец под SEO, статьи и т.д.
Помимо план-факта, делаю и отдаю доступ клиенту к следующим документам:
- Карта ссылок — Вики проекта, в которой хранятся все документы и ссылки на них;
- Лог гипотез — актуален, когда на проекте идут массовые запуски и тестирование гипотез. Содержит описание каналов, семантики, интересов для тестирования;
- Справочник разметки — генератор названий и utm-разметки для стандартизации при запуске гипотез;
- Сквозная отчётность — ведётся в Excel или Power Bi, где аккумулируются данные из разных источников и выводятся в единые отчёты. Нужна для оценки результатов рекламы;
- Распределение бюджетов — документ, который отражает распределение денежных средств.
К каждому из перечисленных пунктов клиент имеет полный доступ. Более того, если на стороне клиента специалиста по рекламе мы постепенно погружаем того в наши процессы, обучая работе с инструментами на случай нашего ухода в дальнейшем.
База данных
Видимая работа не только та, которая хранится в план-фактах, а и само хранилище. То есть диск, в котором лежат все файлы.
В любой момент клиент может взять нужные материалы. Для общих папок никаких дополнительных разрешений не требуется. Доступ 24/7.
Скачать шаблоны документов
На большинство из описанных тут инструментов у меня есть шаблоны. Они бесплатные, а забрать их можно ниже:
Выводы
План-факт проекта — это универсальный инструмент, повышающий прозрачность работы, улучшающий коммуникацию, способствующий достижению результатов как для отдельных сотрудников, так и для организации.
Подумайте, есть ли у вас или ваших клиентов ответы на вопросы из начала статьи. Ведь они отражают открытость и видимость процессов при работе с исполнителями. А, как показывает практика, именно эти критерии важны для долгосрочного сотрудничества.
А больше о том, как оценить работу подрядчика по рекламе, рассказываю в статье:
Если вы заинтересованы в поиске надёжного подрядчика под ключ, рекомендую ознакомиться с моей статьёй:
